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广东外语外贸大学电子邮件管理办法

(2018年6月修订)

2018-06-26 15:06  

为了让我校师生能更好地利用校园网进行教学、科研、学习、对外交流等活动,学校提供两套电子邮件系统:

1. 广外邮箱(@gdufs.edu.cn):主要通过国际互联网为各类用户提供传发送和收取电子邮件服务以及一些其它有关的电子邮件使用功能。

2. 办公邮箱(@oamail.gdufs.edu.cn):主要通过校内网络为在校教职工进行校内办公邮件传输服务。

为保障邮件服务以最佳的状态进行工作,避免发生滥用电子邮件信箱,违反相关法规等情况,特制定以下管理办法。


第一章 服务对象

第一条 广外邮箱服务(gdufs.edu.cn): 全体在职教职工、全日制在校学生、校友、外教、博士后,离校人员或离校学生会相应转为校友邮箱。接受各部门、各院系以单位名义申请该服务。

第二条 办公邮箱服务(oamail.gdufs.edu.cn):全体在职教职工。

第三条 其他注意事项:非在职教工人员,确因教学科研需要,以及离退休人员等需要通过申请才能继续使用办公邮箱服务。


第二章 电子邮件帐号的申请、开通、注销

第四条 广外邮箱申请:

教工用户或单位用户申请邮箱可登陆“智慧广外”中的“校园网服务”开通申请;长期不用的账号将由系统自动禁用,如想申请激活,可发送邮件至service@gdufs.edu.cn申请开通;邮件内容请写明用户姓名、工号、所在院系部门、用户账号名称(必须是字母、数字、下划线或相应组合英文或数字)和邮箱初始密码;开通时默认工号为邮箱账号名,申请自定义用户账号名可作为邮箱别名使用。

在校学生新生入学后将统一开通;开通的邮箱账号名是本人的学号,开通的初始密码是身份证后6位再加上gw共8位。初次登录后需及时修改初始密码。

第五条 办公邮箱的申请:

办公邮箱的分配与人事系统登记同步。新进教工在人事系统中由人事处登记审核完成后自动开通办公邮箱,教工用户可登陆“智慧广外”使用。退休人员如确有必要继续使用办公邮箱请联系教育技术中心申请。

第六条 当离职时,教工用户办理完离校手续后自动注销办公邮箱服务,邮件数据将被清除。离职教工用户或毕业学生用户使用的广外邮箱则转成广外校友邮箱,可继续使用原有邮箱账户。

第七条 忘记密码处理。广外邮箱系统本身自带密码找回功能,请用户设置好相应的密码找回必要信息。如未配置密码找回,用户可以登陆“智慧广外”,使用“校园网服务”申请修改密码,也可本人携带有效证件(工作证/学生证、身份证或一卡通)至北校区第六教学楼A102室或南校区实验楼C区304室申请重设密码。


第三章 电子邮箱服务内容

第八条 广外邮箱(gdufs.edu.cn):提供与国际互联网络的邮件发送、接收功能,支持WEB方式、微信方式和邮件客户端方式收发邮件,主要用于与校内外的邮件服务系统进行邮件传输。教职工用户和单位用户邮箱容量不超过5GB,其中包括收件箱、草稿箱、发件箱、垃圾箱和用户创建文件夹的总容量,超过5GB容量需要向教育技术中心申请。个人网盘总容量不超过5GB。学生用户邮箱容量不超过5GB,个人网盘总容量不超过5GB。收发邮件时,一封邮件的附件大小不能超过50MB。

第九条 办公邮箱(oamail.gdufs.edu.cn):提供校内网络邮件发送、接收功能,仅支持WEB方式收发邮件,主要用于校内办公。邮箱容量不小于4GB,包括收件箱、草稿箱、发件箱、垃圾箱和用户创建文件夹的总容量。发送邮件时,一封邮件的大小一般不超过40MB。

第十条 邮件群发:用户申请办公邮箱和广外邮箱群发权限,请登陆“智慧广外”,在“校园网服务”中申请开通。用户群发权限需要由教育技术中心单独授予。申请时需要本单位领导和教育技术中心审批通过后给予开通。邮箱群发功能主要方便教职工工作需要,仅用于学校教学、科研和管理活动,禁止群发与学校工作内容无关的邮件。对于违规的群发行为,教育技术中心将告诫该用户停止此类群发行为,并可依据该行为造成的负面影响程度有权决定是否撤销群发权限。


第四章 用户责任

个人用户单独承担传输内容的责任,单位用户责任归属单位邮箱帐户管理人员。用户必须遵循:

第十一条 邮箱帐户仅限本人使用,禁止将本人帐户转借他人或借用他人帐户。教育技术中心给予已申请邮件服务的单位、教职员工及学生一个用户帐号及相应的初始密码。用户对自己的帐号、密码和安全将负全部责任。建议定期更改密码。

第十二条 用户应定期清理其过期、无保留价值的邮件,以确保整个电子邮件和该信箱之正常运作和顺畅。

第十三条 从中国境内通过互联网向境外传输技术性资料时必须符合中华人民共和国有关法律、法规。

第十四条 不得为任何非法目的而使用电子邮件服务系统。

第十五条 遵守所有与电子邮件服务有关的网络协议、规定和程序。

第十六条 不得利用电子邮件服务系统进行任何可能对互联网或校园网的正常运转造成不利影响的行为。

第十七条 任何组织或者个人不得利用电子邮件制作、复制、发布、传播含有下列内容的信息: 反对宪法所确定的基本原则的;危害国家安全,泄露国家秘密,颠覆国家政权,破坏国家统一的;损害国家荣誉和利益的; 煽动民族仇恨、民族歧视,破坏民族团结的;破坏国家宗教政策,宣扬邪教和封建迷信的;散布谣言,扰乱社会秩序,破坏社会稳定的; 散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的;侮辱或者诽谤他人,侵害他人合法权益的;含有法律、行政法规禁止的其他内容的。

第十八条 如发现任何非法使用用户帐号或帐号出现安全漏洞的情况,应立即通告学校教育技术中心,信箱密码遭他人篡改时,信箱所有人可向教育技术中心提出更改密码之要求。

第十九条 用户应当对以其用户帐号进行的所有活动和事件负法律责任,承担由自身行为导致的一切后果及损失,如:不正当使用信箱服务;在网上购买商品或服务;在网上进行交易等。

第二十条 注意防范计算机病毒,避免邮件病毒干扰或搅乱校园网的网络服务和网络应用。

第二十一条 邮件内容为商业性之公告文件,不得以电子邮件为其传播媒体。


第五章 用户隐私

尊重用户隐私是一项基本政策。教育技术中心不会公开、编辑或透露用户的邮件内的地址信息、内容及注册资料,除非符合以下情况:

第二十二条 根据中华人民共和国国家安全机构、公安部门的要求及根据相应的法律程序要求。

第二十三条 根据公安部颁布的《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》规定,用户使用互联网络应登记备案。根据中华人民共和国国家安全机构、公安部门的要求及根据相应的法律程序要求,教育技术中心会提供用户的个人注册信息。

第二十四条 符合其他法律法规相关的要求。


第六章 教育技术中心的责任和权利

第二十五条 本着提高邮件系统的稳定性、可靠性、安全性和速度的原则,会随时对邮件系统软件及邮件服务器操作系统进行升级、内容的定期备份和故障恢复工作。

第二十六条 因邮件服务器维护而必须暂时停止服务时,应提前以网站公告、群发信件等方式通知用户。

第二十七条 对用户的用户名(帐号)、密码、邮箱容量进行管理,并有权向用户提出用户名建议,在用户名发生重复、不恰当时,有权提出建议和拒绝该用户名。

第二十八条 尊重用户邮件内容的隐私权。电子邮件系统软件本身具有为用户邮件内容保密的能力,如系统管理人员不能看到用户密码,但可以在用户要求下为用户重新更改密码。除非用户违背第四章中所列规定内容或者符合第五章所列情况,否则管理人员未经允许不得更改用户的密码、不得在未获得用户本人许可的情况下阅读用户邮件内容、不得将邮件备份用于系统恢复以外的其它用途。

第二十九条 在电子邮件公共服务中,若发现用户违反本条例第四章所列内容的,教育技术中心将作出独立判断并有权利立即停止其传输,终止相关人员的邮件服务,保存有关记录,向上级主管报告,并保留进一步处理的权利。

第三十条 发现用户计算机不断地大量发送病毒邮件,影响网络正常运行,会采取措施暂停该计算机的联网功能,提醒用户删除病毒。

第三十一条 校园网上使用的电子邮件帐号统一由教育技术中心规划和管理,其它拥有服务器的部门不得开设对外服务的电子邮件帐号。

第三十二条 教育技术中心以下面形式向邮件系统的注册用户提供技术支持: 提供5×8小时的电话支持,电话:36205988。


第七章 免责声明

第三十三条 不推荐用户使用电子邮件传输涉及个人或他人隐私的信息,对用户信函内容造成的一切后果不承担任何责任。

第三十四条 建议用户把读过的信件从服务器上删除或者将信件从服务器下载到本地个人使用计算机中。对系统由于遭受不可抗拒之原因而导致的用户信函损失不承担任何责任。发信前请认真核实收信人地址,系统对于因地址错误造成退信以及因此带来的损失由用户承担。

第三十五条 不担保电子邮件服务一定能满足用户的全部要求,也不担保电子邮件服务不会中断,也对电子邮件服务的及时性、安全性、准确性均不作担保。


此管理办法自修订之日起执行,解释权归教育技术中心。


广东外语外贸大学教育技术中心

2018年6月

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